Los 10 mandamientos para organizar una conferencia (y que los invitados sobrevivan)

ByCarmen Ferreiro

Los 10 mandamientos para organizar una conferencia (y que los invitados sobrevivan)

¿Vas a más conferencias que comidas familiares? ¿Coges más vuelos para asistir a este tipo de eventos que para visitar a tu familia y amigos? Y, lo peor de todo, ¿es imposible que dejes de lado este hábito tan poco saludable porque tu trabajo te lo exige? Sin duda, eres la persona adecuada para leer y aplicar estos mandamientos a tu vida de “conferenciante”:

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1. El primer mandamiento es que siempre que organices una conferencia sea por una razón en concreto y no sólo porque “toca organizar una”

¿Por qué gastarse el dinero en una conferencia prefabricada sin mensaje ni valor mediático? El gasto en la organización del evento que, seguramente, tenga muy poca conversión en objetivos empresariales, se convertirá en un coste inútil.

 

2. Fomenta el debate a través de títulos con gancho

Cualquiera diría que los títulos que venden miles de conferencias en todo el mundo están hechos para que los asistentes cojan asiento y recuperen esas horas de sueño que han perdido viajando hasta el lugar donde se celebra el evento. Una vez recuperada la energía, proceden a tomar el champán y canapés durante el imperdonable break y, otra vez, vuelta a la modorra.

 

3. Teléfonos móviles fuera

Más de uno se me echaría a la chepa, pero este es un consejo útil tanto para organizadores y ponentes, como para asistentes. ¿Por qué no dejar los teléfonos en la entrada junto a nuestras chaquetas y abrigos? La incapacidad del ser humano para concentrarse en todo lo que un conferenciante dice mientras liga por Tinder o responde a e-mails pendientes está “matemáticamente probada”. Propongamos, entonces, que dejen a un lado sus teléfonos al entrar en la sala.

 

4. Nunca te creas un “seré breve” por parte de un conferenciante

Una de las reglas de oro de los moderadores en conferencias es que si alguien debe hablar durante 10 minutos, hablará 20. Así que, o reorganizas timings, o contratas a un portero de discoteca para quitártelo de encima pasados los 10 minutos. Tú eliges.

 

5. Las presentaciones en Powerpoint son armas potentes de destrucción

Sin bromas, han sido creadas para aniquilar el debate e inducir al sueño. En caso de que te veas obligado a utilizar Powerpoint: introduce muchas imágenes, reduce texto al mínimo y limita tus diapositivas a 10.

 

6. No dejes quedar mal a tus ponentes

La manera más segura de que un moderador consiga que los ponentes salgan airosos de una pregunta que quizá sea comprometedora o complicada, es lanzar una serie de preguntas a la vez. Esto permite al ponente ignorar esa pregunta con la que se siente incómodo y quedarse con las que prefiere responder.

 

7. No te pases con las preguntas o acabarán por no responder a ninguna

Aplicando el anterior mandamiento propuesto, es importante matizar en que si te atreves a realizar una batería de preguntas que pueden resultar comprometedoras al 100%, es posible que el ponente se cierre en banda y pase de responder a ninguna de tus preguntas. Así que, apunta, si te pasas de impertinente, te quedarás sin respuestas.

 

8. Deja siempre tiempo para las preguntas de los invitados

¿Hay algo más molesto que los ponentes desatiendan sus timings y, después de esto, digan la odiosa frase de “no hay tiempo para preguntas”? Es muy probable que la primera pregunta que se haga el público sea: ¿para qué he venido?

 

9. No tengas a más de tres ponentes a la vez en la tribuna

No queremos que exista la posibilidad de que la conferencia se convierta en una reunión de amigos donde cada uno habla con su “colega de al lado”.

 

10. Y, por último, prúebalo todo.

Lo más normal es que algo falle. Puede que la versión del powerpoint con la que se hizo la presentación sea incompatible con la del ordenador, que no se disponga del tipo de letra elegida, que las animaciones funcionen mal o que el micrófono inalámbrico convierta la voz de los ponentes en simpáticos pitufos. Así que, mientras los asistentes degustan los canapés, dedícate a probarlo absolutamente todo.

 

Siendo fiel a estos 10 mandamientos y sin olvidarse nunca del sentido menos común del ser humano, el sentido común, tu supervivencia tras una conferencia está prácticamente asegurada.


 

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